Ledarskapsutbildning | Hjärtum Utbildning

Ledarskapsutbildning har för många blivit en viktig del av utvecklingen som ledare och chef. Vi på Hjärtum Utbildning har utbildningar för chefer och ledare på både nybörjarnivå och mer erfaren nivå. I denna blogg skriver vi om ledarskapsutbildning i allmänhet. Om du vill se våra ledarskapskurser rekommenderar vi ett besök på vår hemsida.

Att vara ledare

Förändringar i sättet att se på ledaren och den enorma tekniska utvecklingen gör att det är svårt att hänga med i allt nytt som händer. Driften av den dagliga verksamheten tar det mesta av kraften och det blir inte så mycket tid över till nya insikter. Att avsätta ett par dagar för sin egen utveckling är ett bra tips för att få tid till att förkovra sig. Idag är det inte svårare än att sätta sig framför datorn så kan man ta del av en ledarskapsutbildning som är (nästan) lika bra som att gå den på plats. Du lär dig om att sätta och följa upp mål, att ge feedback, att lyfta medlemmarna i ditt team, om grupputveckling mm mm. Massor med nyttiga lärdomar som tillsammans kommer att utöka dina ledarkunskaper och bygga på dina färdigheter som ledare.

Att följa upp mål

För att som chef kunna följa att verksamheten går i rätt riktning behöver man med jämna mellanrum följa upp att medarbetarna är på väg mot målen. Att ha regelbundna uppföljningar med medarbetarna ger en möjlighet att prata om hur deras väg mot målen går och om de behöver stöd av dig som chef. Du visar också som chef att du är intresserad både av deras bidrag till verksamheten, men också av deras resonemang kring att ta sig mot målen.

Beroende på målens omfattning och verksamhetens volym bör du som chef bedöma vad som är rimliga intervall för uppföljning. Fundera även på hur detaljerat du vill följa upp målen. Det är en balansgång att ge handlingsutrymme till medarbetarna att lösa uppgifter på egen hand, och samtidigt följa upp att de har mognaden att utföra uppgifterna. I din måluppföljning kan du välja att be medarbetarna att berätta om hur de arbetar mot målen, för att skapa dig en bild av om de behöver mer stöd eller mer detaljerad styrning.

Ledarskapsutbildning lär dig att ge feedback

Feedback är ett av chefens viktigaste verktyg. Genom feedback visar du tydligt för dina medarbetare vad som är önskat beteende och vad som behöver förändras. En chef behöver vara bekväm med att ge både korrigerande och positiv feedback. Det är viktigt att tänka på några saker när man ger feedback.

För att feedback ska få önskad effekt bör den vara så konkret som möjligt. Den bör även härröras till ett beteende och gärna en situation, så att medarbetaren förstår vad han eller hon gjort bra och som är önskvärt även i fortsättningen. Jämför feedbacken ”bra jobbat igår” med att säga ”när du gjorde din presentation igår var du väldigt tydlig och höll ett jämnt och lugnt tempo. Det får du gärna fortsätta med i kommande presentationer”.

Positiv feedback, det vill säga då du förstärker en individs beteenden, bör ges i stor omfattning. Eftersom människan har lättare för att registrera negativ information, behöver den positiva informationen överväga den negativa. Var generös med beröm för de beteenden där medarbetarna gör rätt. Som chef kan du aldrig ge för mycket beröm för goda prestationer. Beröm och positiv feedback kan även ges inför andra.

När det gäller korrigerande feedback måste du som chef vara mer noggrann. Konstruktiv, det vill säga korrigerande feedback, kan tas emot på ett väldigt starkt sätt. Därtill finns det risk att medarbetaren i rädsla går i försvar och inte har förmåga att ta in det som sägs. Av denna anledning ska konstruktiv feedback alltid ges i enrum, och aldrig ges inför andra personer. Det finns en modell för att ge feedback som öppnar upp för en bra dialog. Modellen innehåller ett jag-budskap, vilket innebär att man utgår från sändarens upplevelse av situationen. Det blir inte hotfullt, då det lämnar utrymme för mottagarens upplevelse av situationen, och sändaren inte hävdar att man pratar om en absolut sanning.

Feedbackmodellen:

1. Se till att vara i enrum
2. Fråga gärna medarbetaren om han eller hon är redo för feedback.
3. Börja med att utifrån din egen bild av situationen så specifikt som möjlig beskriva vad du ser: ”Igår på mötet upplevde jag att du var frånvarande och engagerade dig i din mobiltelefon mer än i mötet.”
4. Fortsätt med att berätta vad det gör med dig: ”När du inte visar uppmärksamhet för mötet upplever jag det som respektlöst och det får mig att tappa tråden”.
5. Här kan du be om medarbetarens bild av situationen: ”Vad tänker du om det jag just sagt?” Detta ger en chans att identifiera om du och medarbetaren har samma bild av det inträffade eller om medarbetaren förstår vad du menar.
6. Beskriv vad du önskar framöver: ”På kommande möten vill jag gärna att du stänger av telefonen och ägnar din uppmärksamhet åt mötet”.
7. Skapa en överenskommelse med medarbetaren: ”Kommer du att kunna göra detta framöver?”
8. Tacka för att medarbetaren öppnat upp för att ta emot feedback (om han eller hon gjorde det). Det är tufft att ta emot konstruktiv feedback och det kräver mod från båda parter. Att visa att du vill ha ett öppet feedbackklimat och att du uppskattar att medarbetare kan ta feedback gör dessa situationer lättare i framtiden.

En tumregel är att ge feedback i så nära anslutning till den inträffade situationen som möjligt. Detta för att situationen ska vara färsk i minnet både för dig som chef och för din medarbetare. Därtill skapar du större förtroende genom att inte komma med en rad överraskningar till din medarbetare i medarbetarsamtalet. Medarbetaren ska löpande vara informerad om hur du uppfattar hans eller hennes prestation, så att det finns utrymme att korrigera sig.

Att lyfta alla i teamet

Du som ledare har ett ansvar att lära känna dina medarbetare. Din uppgift är att skapa ett bra team som tillsammans når bra resultat. Detta är inte möjligt om du inte tar dig tiden till att lära känna varje individ. Som ledare ska du hitta varje medarbetares unika talang. Detta gör du genom att prata med varje anställd om vad han eller hon tycker bäst om med sitt arbete. Medarbetarsamtal fyller ofta sin funktion, men att sitta ner på tu man hand med sin chef en gång om året är inte tillräckligt. Genom att med genuint intresse möta dina medarbetare, och lägga dig vinn om att förstå deras personlighet och deras drivkrafter både på och utanför jobbet, skapar du bättre relationer och starkare förutsättningar att bygga ett starkt team.

Någon har sagt att som chef är man aldrig bättre än summan av medlemmarna i teamet. Man är inte heller starkare än den svagaste länken. Vad innebär då detta? Som chef arbetar du genom dina medarbetare. Ett team som ägnar sin tid åt konflikter eller en medarbetare som inte presterar på topp sänker resultaten. Därtill innebär detta ofta också en dålig arbetsmiljö för de som är på arbetsplatsen. Om en person underpresterar, eller om några medarbetare i teamet är i konflikt, drabbar detta alla. Hur ska du då som chef arbeta för att alla dina medarbetare kan lyftas och uppmärksammas?

Var lyhörd, intuitiv och studera interaktion. Som chef kan man göra skillnad genom att under några timmar varje vecka fokusera just på samarbetet och stämningen på arbetsplatsen. Det gäller att vara nyfiken och studera interaktion och kommunikation i gruppen, där kroppsspråk kan vara en viktig indikator på hur trivsel och samarbete fungerar. Som chef bör du underlätta för spontana diskussioner och uppmana till kritiskt och konstruktivt tänkande.

Kanske kan du införa några nya rutiner och aktiviteter i vardagen, där hela gruppen involveras. Det kan vara allt från olika former av veckomöten till aktiviteter utanför själva arbetsplatsen. Fundera även på hur medarbetarnas situation på arbetet bidrar till att de kan lyfta varandra. Finns ett klimat där man faktiskt får visa vad man gjort bra? Är det också ok att berätta om de saker som blev mindre bra? Finns utrymme att skratta åt det som blev fel, och att lära sig av varandras misstag. Ett team som vågar visa båda sina framgångar och misstag för varandra lär sig mycket, och som en positiv bieffekt skapas ett klimat där man både får vara mänsklig och framgångsrik.

Som chef kan du ta för vana att alltid uppmärksamma alla bra saker som görs. Fira framgångar. Lyft upp alla bra saker dina medarbetare gör. Visa att ni är på väg framåt tillsammans, och att en medarbetares framgång är allas framgång. Detta skapar energi och kämparlust. Be gärna dina medarbetare att själva berätta om vilka framsteg de har gjort och hur de kan vara till hjälp för sina kollegor för att de ska nå samma framgångar. Att skapa en positiv kultur på arbetsplatsen är något av det bästa du kan göra som chef för att skapa ett starkt team. Börja med att be de som är trygga i sin roll att dela sina framgångar, för att få andra att våga. Var dock noga med att lyfta alla medarbetare och deras framgångar, oavsett hur små framgångarna är. Du vill inte favorisera någon medarbetare, utan snarare visa att alla i teamet är viktiga utifrån sin kunskap, och att alla har något att lära de andra.

Gruppens utveckling

Du som är chef kommer att följa ditt team genom utveckling och förändring. I olika situationer kräver grupper olika sorters ledarskap för att vara trygga och fungera optimalt. Gruppens olika faser avgör om du som chef behöver styra med en fastare hand eller kan inta en mer avslappnad roll gentemot dina medarbetare. För att kunna tillämpa detta krävs att du har kunskap i gruppers utveckling. Därför bör du som chef vara medveten om och kunna tillämpa situationsanpassat ledarskap.

Det finns olika modeller som beskriver hur en grupp utvecklas över tid. Vi kommer nedan att använda oss av psykologiprofessor Susan Wheelans modell för att ge en bild av detta. En grupp är enligt Wheelan en samling människor som har samma mål och metoder för att uppnå dessa. Nedan följer en kortfattad sammanfattning, och en rekommendation är att studera mer om detta. En god kunskap om en grupps utveckling hjälper dig som chef att skapa produktiva team.

Som chef är det viktigt att veta i vilket stadium i processen arbetsgruppen befinner sig. Anledningen till detta är att gruppen behöver olika sorters ledarskap beroende på var i sin utveckling de är. Det kan också vara klokt att hjälpa gruppen att själva förstå var i utvecklingen de befinner sig. Det kan skapa en större förståelse för deras egna och kollegornas reaktioner och beteenden. Det kan vara bra att tänka på att när en grupp förändras startar man om i fas ett. En förändring kan vara att en ny medlem kommer in i gruppen, eller att en medlem slutar. När detta sker går gruppen igenom stegen ännu en gång. En grupp som tidigare gått igenom stegen och som är trygga med varandra går dock igenom utvecklingsfaserna snabbare än en grupp där medlemmarna är helt nya för varandra.